Miten tapahtumat järjestetään? – Tapahtumien järjestämisen ABC

Ihmiset rakastavat erilaisia tapahtumia ja niihin osallistumista, koska niissä päästään kokemaan jotain täysin arjesta poikkeavaa. Ne vievät ajatukset pois arjen murheista ja tuovat suurta iloa siihen hetkeen, mutta myös pitkälle tulevaisuuteen. Ihan kuten tämä sivusto, joka esittelee sivuillaan viihdyttävimmät rahapelaamisen mahdollistavat kasinot.

Yleensä ihmiset ovat tottuneet siihen, että kun jonkin tapahtuvan sanotaan olevaan tiettynä ajankohtana, se myös on silloin. Ihmisen tarvitsee ainoastaan saapua paikalle ja häntä odottaa kaikki se, mitä hän odottikin.

Asia ei kuitenkaan ole näin yksinkertainen, sillä tapahtumien järjestäminen on oikeasti ihan massiivinen kokonaisuus. Siihen liittyy hyvin monta osallistujaa eri aloilta sekä muuttuvia tekijöitä, joista viihdepaketti sitten lopulta muodostuu.

Miten tapahtuma sitten konkreettisesti järjestetään? Millainen tapahtumien järjestämisen kulku on? Tässä artikkelissa käydään tarkemmin läpi, mitä tulee huomioida tapahtumaa järjestäessä.

Järjestämisen aloittaminen

Paras asia, mitä tapahtumajärjestäjä voi tehdä, on aloittaa järjestelyjen tekeminen ajoissa. Ensimmäisenä kannattaa olla miettimässä, miksi, missä, milloin ja mitä. Konkreettisesti se tarkoittaa seuraavia asioita:

• Missä ja milloin tapahtuma tullaan järjestämään?
• Mikä on tapahtuman järjestämisen budjetti?
• Kenelle tapahtuma on suunnattu?
• Millainen on tapahtuman tarkoitus?
• Minkälainen tapahtuma on?

Tässä välissä kannattaa myös huomioida, että tilojen on hyvä olla avarat ja esteettömät.

Kun tapahtuman organisointi ja suunnittelu alkaa, kannattaa pohtia muun muassa työnjakoa, jotta työtehtävät ja vastuu jakautuvat mahdollisimman tasaisesti jokaiselle. Näin voidaan välttyä siltä, että yksi ihminen tekisi kaiken mahdollisen työn ja ylikuormittuisi.

Yksi hyvä keino on erilaisten tiimien luominen, jotka käytännössä vastaavat tapahtuman eri osa-alueista. Joku voi hoitaa ruokapuolen, osa vastaa siivoojista sekä lipunmyyjistä ja loput keskittyvät markkinointiin.

Tiimien on hyvä kommunikoida keskenään, jotta jokaisella osa-alueella hommat saadaan sujumaan mahdollisimman mutkattomasti ja tapahtumasta tulee kaikin puolin onnistunut.

Sopimukset, markkinoiminen ja rahoitus

Kun aletaan pohtimaan budjettia, on tärkeää miettiä, kuinka paljon pakollisia kuluja on, kuinka suuri osa asioista voidaan tehdä itse ja sisältyykö mahdollista osallistumismaksua. Kannattaa myös miettiä sitä, onko tapahtumalla tarkoituksena maksimoida voitot vai tarjota ihmisille upeaa ja ikimuistoista viihdettä.

Vaikka tapahtumajärjestäjilla on yleensä rahaa suoraan omastakin taskusta, on hyvä hankkia mukaan myös yrityksiä sekä yhteistyökumppaneita. Ja näinhän monet tunnetut tapahtumajärjestäjät tekevät.

Tämä auttaa säästämään omaa kassaa, kun muut yritykset ovat valmiina rahoittamaan osan tuosta viihteestä tiettyä vastapalvelusta vastaan, joka useimmin on mainos tai logo näkyviin.

Tapahtumien järjestämiseen tarvitaan tosin muutakin kuin pelkästään yhteistyösopimukset. Mukaan voidaan tarvia esimerkiksi järjestyksenvalvojia, tiloihin / alueelle täytyy hankkia anniskeluluvat ja live-musiikin soittamisesta pitää tehdä ilmoitus Teostolle.

Ja mikäli tapahtuma on sellainen, jota kuvataan, täytyy jokaiselta osallistujalta kysyä siihen lupa.

Nykypäivänä ihmiset tavoitetaan monia eri kanavia pitkin ja siksi monipuolinen mainostaminen on järkevää aloittaa hyvissä ajoin. Näin ollen voidaan varmistua siitä, että osallistujia on riittävästi ja ihmiset ovat varmasti kuulleet siitä.

Mainokset kannattaa kohdentaa tietylle ryhmälle ihmisiä, joita kyseiseen tapahtumaan lähtökohtaisesti halutaan. Kohdentaminen on onneksi melko helppoa, joten mainokset saadaan varmasti menemään oikeaan osoitteeseen.

Mainoksista on hyvä löytyä kaikki oleellinen tieto tapahtumaan liittyen, kuten hinta, aika ja paikka sekä mahdolliset esiintyjät.

Tapahtuman jälkeen

Melkeinpä jokaisen tapahtuman jälkeen kannattaa istua alas ja miettiä koko tiimin kanssa, missä onnistuttiin ja mitkä asiat puolestaan menivät pieleen.

Tätä vaihetta ei kannata vähätellä, koska tämän avulla voidaan arvioida esimerkiksi budjetissa pysymistä, tapahtumajärjestelyjä ja mahdollisia kehityskohteita.

Tottakai tapahtuman päättymisen jälkeen koko tiimin voimin täytyy lyödä tavarat kasaan, siivota tapahtumapaikka ja suunnata mahdollisesti kohti seuraavan tapahtuman järjestämistä, mikäli niitä oli tiedossa useampia.

Miksi tapahtumat ovat tärkeitä?

Tällaisten erikoistapahtumien järjestämisen ideana on tarjota ihmisille mahdollisuus kokea vapaa-ajallisesti, sosiaalisesti ja / tai kulttuurisesti jotain sellaista, mitä ei ole muuten normaalissa arkielämässä mahdollista kokea.

Tapahtumien idea on käytännössä tuottaa "kerran elämässä" -tyylisiä kokemuksia ja siksi ihmiset ovatkin niin innoissaan niistä. Tapahtumat pyrkivät tuomaan ihmiset ja ilon yhteen, ja kaikki tulevat kokemaan jonkinlaisia eufoorisia hetkiä.

Niin fyysiset kuin kollektiiviset tapahtumat ovat jotain ainutlaatuista. Ne tarjoavat mahdollisuudn kokea jotain yhdessä yhteisöinä ja sillä on paljon symbolista arvoa. Erilaiset festivaalit tarjoavat esimerkiksi tällaisen mahdollisuuden tarjoamalla alustan, jossa ihmiset altistuvat kulttuuritoiminnalle tietyssä paikassa ja ajassa.

Tämä tarkoittaa, että festivaaliin osallistujien on pakko olla paikalla ja osallistuttava tähän kulttuurelliseen tapahtumaan muiden kanssa, mikä puolestaan johtaa merkityksellisiin ja elämää mullistaviin muistoihin.

Erilaiset tapahtumat ja festivaalit tarjoavat myös oivan tilaisuuden tavata ja tutustua ihmisiin myös heille, jotka ovat muuten hieman introverttejä eivätkä usko kuuluvansa joukkoon.

Ja mikä parasta, festivaalit ja tapahtumat tuovat ihmisiä yhteen esimerkiksi useista eri ikäluokista, kulttuureista ja taloudellisista tilanteista.

Tapahtumien ja festivaalien tulevaisuus

Ihmiset ovat sosiaalisia eläimiä ja tarvitsevat erilaisia mahdollisuuksia juhlia yhdessä. Erilaiset suuret kulttuuritapahtumat ja festivaalit ovat loistavia paikkoja tällaiseen, vaikkakaan festarit eivät välttämättä palaa enää koskaan täysin ennalleen.

Vaikka maailma digitalisoituu ja erilaisia uusia digitaalisia mahdollisuuksia nähdään internetin ihmeellisessä maailmassa, ovat fyysiset tapahtumat edelleen tärkeitä. Nightwish järjestää virtuaalikeikkoja, mutta kyllä ihmiset vähintään yhtä mieluusti näkevät heitä livenä.

Fyysiset kokemukset ovat ihmisille tärkeitä ja ne vaikuttavat monella tavalla hyvinvointiin. Ennen kaikkea ne kuitenkin yhdistävät ja tekevät ihmisistä onnellisempia.

Ei ole mitään epäilystä siitä, etteikö erilaisilla tapahtumilla ja festivaaleilla olisi tulevaisuutta niin Suomessa kuin maailmalla!