Palkitseminen tapahtuman osana

Tapahtuman järjestäminen on monipuolinen, joskus stressaavan vaativakin mutta useimmiten palkitseva tehtävä. Mitä kaikkea tapahtumiksi sitten lasketaan? Niitä voivat olla urheilukilpailu, työpaikan virkistyspäivä, messut, tai esimerkiksi kaveriporukan tempaus. Ja tietty moni muu! Onnistuneesti järjestettynä pieni tai suuri tapahtuma jättää osallistujille muistoja vuosiksi ja vuosikymmeniksi. Pienetkin yksityiskohdat voivat nostaa fiiliksen aivan uudelle tasolle. Yksi tapa, jolla osallistujia voi ilahduttaa, ovat palkintoina toimivat pokaalit tai mitalit. Tai mikä tahansa muu merkityksellinen palkinto.

Järjestäjän tulee olla moniosaaja

Tapahtumien järjestäminen vaatii suunnitelmallisuutta ja kykyä sietää (ikäviäkin) yllätyksiä. Ensimmäinen askel suunnittelussa on tapahtuman tarkoituksen kirkastaminen. Miksi tapahtuma järjestetään? Ketkä ovat osallistujat? Minkälainen tunnelma halutaan luoda? Kun näihin kysymyksiin osaa vastata, on suunnittelu jo pitkällä.

Suunnittelu alkaa aikatauluista, kustannusten laskemisesta ja ennakkoinnista aina tilavarausten kautta yksityiskohtiin. Niitä ovat puolestaan esimerkiksi koristelut, tarjoilut ja äänentoiston hankkiminen sekä muu tekninen tarve.

Tapahtuman järjestäjän tulee aina varautua jollakin tavalla odottamattomiin tilanteisiin, kuten sään muuttumiseen, teknisiin ongelmiin tai aikatauluongelmiin, jotka eivät johdu itsestä. Ennakoimalla ja varasuunnitelmilla minimoidaan riskit. Eräitä mahdollisuuksia stressitilanteiden vähentämiseen voi olla vaikkapa varalistan laatiminen teknisistä laitteista yhteystietoineen. Jos sää näyttää epävakaiselta, on hyvä varata mahdollisuuksien ja kustannusten mukaan vaihtoehtoinen tila tapahtumalle.

Yhteistyökumppanien ja tapahtumaan osallistuvien vapaaehtoisten kanssa tulee sopia selkeästi rooleista ja vastuista. Nopeilla reagointikyvyillä ja luovuudella pienistäkin vastoinkäymisistä selvitään usein, ja tapahtuma säilyttää positiivisen tunnelmansa. Pienetkin takaiskut muuttuvat usein hauskoiksi muistoiksi, kun asenne on oikea. Mikään tapahtuma ei järjesty ilman yllätyksiä. Ja onkin usein järjestäjästä riippuva seikka, ovatko yllätykset hauskoja vai murheellisia. Toki kaikki on mahdollista, eikä kaikkea voida ennustaa.

Palkitsemisen antamat tunteet palkinnonsaajalle

Palkintojen antaminen luo positiivista yhteishenkeä ja innostusta. Palkinto ei aina tarkoita kilpailun voittamista. Miksipä ei voitaisi palkita vaikkapa hyvä tiimityö, luovuus tai iloinen asenne? Palkintojenjako on monelle tapahtuman kohokohta.

Palkinnot sopivat moniin tilaisuuksiin, kuten seuraaviin:

● Urheilutapahtumat ja kilpailut. Palkinnot kruunaavat kilpailun ja antavat konkreettisen muiston osallistumisesta.

● Koulun juhlat. Oppilaita voidaan kannustaa ja nostaa esiin eri tavoin – esimerkiksi tsemppaamishengen, hyvän käytöksen tai edistymisen vuoksi.

● Työpaikan virkistyspäivät. Pokaaleja voidaan myöntää esimerkiksi hauskimmasta asusta tai parhaasta kannustajasta ja positiivisimmasta osallistujasta.

● Yhteisölliset tilaisuudet. Mitalit eivät aina liity urheiluun. Yhteisöllisyys, vapaaehtoistyö tai muu yhteiseen hyvään tarkoitettu panostus ansaitsee näkyvän kiitoksen.

Käytännön vinkkejä palkintojen jakoon

Palkintoseremonian toteutuksessa kannattaa kiinnittää huomiota tunnelmaan ja olosuhteisiin. Hyvä hetki palkintojen jakamiseen on luonnollisesti tapahtuman loppupuolella, jolloin jännitys on huipussaan. Luovimmat ja ehkä humoristisimmat tapahtuman järjestäjät voivat yllättää palkintojenjaolla toki jossain muussakin tilanteessa tapahtuman aikana.

Palkinnot kannattaa mahdollisuuksien mukaan asettaa näkyville, jotta odotuksen tunne tekee tapahtumasta vieläkin jännittävämmän. Juontaja tai palkintojen jakaja voi kertoa lyhyesti perustelut ja kehua saavutuksia. Juonnolla ja sopivalla musiikilla nostetaan tilaisuuden juhlavuutta.

Palkintojen ei tarvitse olla kalliita – tärkeintä on niiden symbolinen arvo ja yhdessä koettu hetki. Personoitu teksti, tapahtuman nimi ja päivämäärä tekevät palkinnosta kuten pokaalista ja mitalista merkityksellisen. Halutessaan palkintoja voi jakaa useissa eri luokissa, kuten ”paras joukkuehenki” tai ”yllättäjä”, jolloin moni pääsee kokemaan palkituksi tulemisen ilon.

Valokuvien ottaminen palkintojenjakotilanteesta ovat tärkeitä niin osallistujille kuin järjestäjille, sillä niiden avulla muistot elävät pidempään. Kuvia voi myöhemmin jakaa somessa tai liittää ne yhteisön tai työpaikan oman vakiintuneen tavan mukaisesti osaksi sen historiaa. Työpaikan sosiaalitilan ilmoitustaulu voi olla esimerkiksi soveltuva paikka.